Twoi pracownicy już korzystają z AI.
Zadbaj o to, żeby robili to bezpiecznie.
AI Act wchodzi etapami (część terminów przesunął AI Omnibus), ale RODO obowiązuje w każdym urzędzie już dziś — a od 28 października 2026 r. działa krajowy nadzór nad AI.
Teczka Zgodności AI to gotowy zestaw zasad, procedur anonimizacji, rejestru zastosowań i szkolenia z imiennymi zaświadczeniami (art. 4 AI Act). Wdrażasz szybko, bez projektu informatycznego — i masz w dokumentacji dowód należytej staranności na wypadek kontroli.
ZARZĄDZENIE NR ..../2026
Wójta / Burmistrza / Prezydenta Miasta
w sprawie wprowadzenia Polityki bezpiecznego korzystania z systemów sztucznej inteligencji (AI) oraz Rejestru zastosowań AI w Urzędzie
§ 1. W celu zapewnienia zgodności przetwarzania danych z przepisami RODO oraz Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 (AI Act), w szczególności art. 4 (kompetencje w zakresie AI) oraz art. 50 (obowiązki przejrzystości), wprowadza się:
- 1) Zasady klasyfikacji danych (reguła czerwone / żółte / zielone),
- 2) Procedurę obowiązkowej anonimizacji przed użyciem narzędzi AI,
- 3) Rejestr systemów i zastosowań AI w wydziałach Urzędu,
- 4) Obowiązek szkolenia potwierdzonego w logu szkoleń.
Dlaczego teraz
RODO obowiązuje — i nic się tu nie zmieniło
Dane mieszkańców wklejone do publicznych narzędzi AI to przetwarzanie poza kontrolą urzędu. Odpowiedzialność administratora danych istnieje już dziś — niezależnie od kalendarza AI Act.
Art. 50 obowiązuje od 2 sierpnia 2026 r.
Urząd, który publikuje tekst wygenerowany przez AI bez weryfikacji człowieka albo używa deepfake’ów, musi to ujawnić. Art. 4 — obowiązek działań na rzecz kompetencji AI pracowników — obowiązuje od lutego 2025 r. i został utrzymany przez AI Omnibus (rozporządzenie (UE) 2026/1744). Teczka i szkolenia dokumentują, że urząd te działania podjął.
Od 28 października 2026 r. działa krajowy nadzór
Ustawa z 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. poz. 1003) powołała Komisję Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (KRiBSI); przepisy o kontrolach i karach obowiązują od 28 października 2026 r. Urząd, który ma zasady, rejestr zastosowań i log szkoleń, jest gotowy, zanim padnie pierwsze pytanie kontrolera lub radnego.
Wszystko, czego urząd potrzebuje, w jednym miejscu. 7 elementów Teczki Zgodności AI
Gotowy zestaw do bezpiecznego korzystania z AI w urzędzie. Dokumenty opracowane w języku polskiej administracji — gotowe do podpisu i wdrożenia bez angażowania działu IT.
Polityka korzystania z AI
Gotowy dokument wewnętrzny (wraz ze wzorem zarządzenia) określający, kto, z jakich narzędzi i na jakich zasadach może korzystać z AI w urzędzie — co wolno, a czego nie.
Procedury anonimizacji danych
Praktyczna instrukcja dla pracowników: jakich kategorii danych nie wolno wklejać do AI, jak skutecznie anonimizować dokumenty przed pracą z modelem (reguła czerwone / żółte / zielone).
Rejestr zastosowań AI
Pełna ewidencja narzędzi AI wykorzystywanych w urzędzie — kto, w jakim referacie, do jakich zadań i na jakich danych pracuje, wraz z wstępną oceną ryzyka wg AI Act.
Szkolenie e-learning (art. 4 AI Act)
Przystępne szkolenie wideo dla zespołu urzędu — udokumentowane działanie na rzecz kompetencji AI, którego wymaga art. 4 AI Act (także po zmianach z AI Omnibus). Każdy pracownik po zaliczeniu testu otrzymuje imienne zaświadczenie do akt.
Log szkoleń — dowód do kontroli
Zbiorczy dokument z historią szkoleń, datami i listą przeszkolonych osób. Gdy kontroler UODO, audytor wewnętrzny lub radny zapyta o przeszkolenie kadry — kładziesz gotowy raport na stole.
Kwartalne aktualizacje przez rok
Przepisy o sztucznej inteligencji i wytyczne nadzorcze zmieniają się w ciągu roku. Przez 12 miesięcy od zakupu otrzymujesz zaktualizowane wzory dokumentów dopasowane do stanu prawnego.
Polityka przejrzystości — treści tworzone z udziałem AI
Wytyczne dla pracowników: kiedy ujawnienie użycia AI jest obowiązkiem z art. 50 (deepfake’i oraz teksty publikowane bez weryfikacji człowieka i odpowiedzialności redakcyjnej), a kiedy dobrą praktyką urzędu — z gotowymi formułami oznaczeń dla komunikatów, grafik, postów i materiałów w BIP.
Zobacz, jak to wygląda w praktyce
Kliknij zakładkę, żeby zobaczyć wzory dokumentów wchodzących w skład Teczki Zgodności AI. Dane w tabelach są przykładowe.
Szybka ściąga dla urzędnika: co wolno wpisać do narzędzia AI?
Każdy pracownik otrzymuje czytelną instrukcję stanowiskową eliminującą ryzyko nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych mieszkańców (RODO) i tajemnicy służbowej.
Dane publiczne i teksty ogólne
Wolno przetwarzać w zatwierdzonych narzędziach AI bez dodatkowej anonimizacji:
- ✓Redagowanie zaproszeń na wydarzenia gminne, komunikatów o remontach dróg i informacji z BIP
- ✓Streszczanie publicznie dostępnych ustaw, rozporządzeń i wytycznych programów UE
- ✓Upraszczanie języka urzędowego we wzorach formularzy (bez danych konkretnych osób)
Robocze pisma po usunięciu cech identyfikujących
Wolno użyć wyłącznie po zastąpieniu danych placeholderami [OSOBA_A], [ADRES]:
- !Przygotowanie struktury odpowiedzi na pismo lub petycję po całkowitym usunięciu danych nadawcy
- !Porządkowanie opisów przedmiotu zamówienia (OPZ) bez danych oferentów i tajemnicy przedsiębiorstwa
- !Analiza anonimowych ankiet mieszkańców po oczyszczeniu odpowiedzi otwartych
Dane osobowe, wrażliwe i rozstrzygnięcia
Kategoryczny zakaz wprowadzania do publicznych czatbotów i modeli AI:
- ✕Imiona, nazwiska, numery PESEL, adresy zamieszkania, numery działek, telefonów i kont bankowych
- ✕Dokumentacja z zakresu pomocy społecznej (OPS/CUS), zdrowia, oświaty i spraw kadrowych
- ✕Automatyczne generowanie rozstrzygnięć o prawach lub obowiązkach mieszkańca bez weryfikacji człowieka
Szkolenia online z AI Act i RODO dla samorządów
Praktyczne, 75-minutowe szkolenie dla wójtów, burmistrzów, sekretarzy, inspektorów ochrony danych i kierowników referatów. Bez teorii dla teorii — pokazujemy na przykładach, jak zabezpieczyć urząd i udokumentować działania z art. 4 oraz art. 50 AI Act.
Cała kwota za szkolenie pomniejsza cenę Teczki Zgodności AI
Weź udział w szkoleniu, zobacz wzory dokumentów i oceń ich przydatność. Jeśli w ciągu 14 dni od szkolenia Twoja jednostka zamówi Teczkę Zgodności AI (2 900 zł netto) lub pakiet Gmina+, pomniejszymy fakturę za Teczkę o pełną kwotę zapłaconą za szkolenie.
(ART. 43 UST. 1 PKT 29 LIT. C USTAWY O VAT)
„AI w urzędzie gminy i starostwie: RODO, art. 4 i art. 50 AI Act w praktyce”
Stan faktyczny w JST: shadow AI a odpowiedzialność z RODO
Dlaczego zakazywanie AI w urzędzie nie działa i jak zabezpieczyć dane mieszkańców przed wyciekiem do publicznych modeli.
Warsztat anonimizacji: reguła czerwone / żółte / zielone na przykładach pism
Pokaz na żywo: jak w 30 sekund przygotować pismo, zapytanie mieszkańca lub OPZ do bezpiecznej pracy z AI.
Wymogi AI Act dla JST po AI Omnibus: art. 4, art. 50 i art. 27 (FRIA)
Nowy kalendarz po rozporządzeniu (UE) 2026/1744, polska ustawa i KRiBSI od 28 października 2026 r., zasady karania podmiotów publicznych — bez straszenia.
Jak przygotować urząd na kontrolę UODO lub audyt wewnętrzny w jeden dzień
Prezentacja gotowego zarządzenia wójta/burmistrza, rejestru zastosowań AI oraz logu szkoleń.
Udział jednej osoby
Dla sekretarza, inspektora ochrony danych, kierownika referatu lub informatyka, który chce ocenić standard przed wdrożeniem w urzędzie.
Zapisz jedną osobę (kwota odliczana od Teczki)Szkolenie kadry urzędu
Jednorazowe szkolenie kluczowej kadry urzędu z imiennymi zaświadczeniami, raportem obecności i odliczeniem pełnej kwoty 890 zł przy zakupie Teczki.
Zapisz zespół urzędu (do 10 osób)Konkret, nie teoria
Oparte na aktualnym prawie
Dokumenty uwzględniają RODO, AI Act po zmianach z AI Omnibus (rozporządzenie (UE) 2026/1744) i polską ustawę o systemach sztucznej inteligencji — aktualizowane kwartalnie w cenie pakietu.
Pod realia polskiego urzędu
Wszystko napisane językiem polskiej administracji: uchwały, zarządzenia, BIP, promocja, obsługa mieszkańców, zamówienia publiczne. Bez korporacyjnego żargonu.
Znamy urząd od środka
Za Communitia.AI stoi ponad 20 lat doświadczenia w administracji publicznej, zarządzaniu projektami dla JST oraz wdrażaniu bezpiecznych rozwiązań. Rozumiemy procedury i odpowiedzialność organu.
Gdy ktoś zapyta — masz dowód
Każdy element dokumentacji jest zaprojektowany tak, żeby działał w dwóch trybach jednocześnie: na co dzień porządkuje pracę urzędników, a w sytuacji kontroli UODO, audytu wewnętrznego, pytania radnego lub mediów stanowi twardy dowód należytej staranności kierownika jednostki.
Gmina+
Teczka Zgodności AI porządkuje urząd.
Gmina+ rozszerza ten sam standard bezpieczeństwa na jednostki organizacyjne gminy lub powiatu i daje gotową rekomendację wdrożeniową dla spółek komunalnych.
Jedna decyzja wójta, burmistrza lub prezydenta — porządek w całej gminie.
Szkoły, przedszkola i CUW
Nauczyciele i administracja oświatowa masowo korzystają z narzędzi AI. Pakiet Gmina+ dostarcza gotowe procedury chroniące dane uczniów i pracowników oświaty.
OPS / MOPS / GOPS / CUS
Jednostki pomocy społecznej przetwarzają najbardziej wrażliwe dane o sytuacji życiowej i zdrowotnej mieszkańców — tutaj rygor zakazu wklejania danych i klasyfikacji ryzyka jest kluczowy.
Instytucje kultury i sportu
Domy kultury, biblioteki i ośrodki sportu codziennie generują grafiki, plakaty i posty przy użyciu AI — wdrażamy w nich jasną procedurę oznaczania treści z art. 50 AI Act.
Spółki komunalne i zakłady
Rekomendacja właścicielska i zestaw procedur dla spółek komunalnych (wodociągi, ZGK, komunikacja, TBS), zapewniający spójny standard nadzoru w całej grupie samorządowej.
Gmina szykuje projekt wodny w Działaniu 13.1 FEM? Zobacz diagnozę potrzeb i analizę finansową →
Gdy gotowy zestaw to za mało — wchodzimy głębiej
Teczka Zgodności AI porządkuje codzienne korzystanie z AI przez pracowników. Jeśli jednak wdrażasz lub planujesz system wysokiego ryzyka, automatyzujesz decyzje dotyczące mieszkańców albo masz przed sobą audyt lub kontrolę — pracujemy indywidualnie na Twoim konkretnym przypadku.
Kiedy to dla Ciebie
Wdrażasz lub planujesz system AI, który może być systemem wysokiego ryzyka (np. ocena uprawnień do świadczeń, analiza danych mieszkańców, biometria, rekrutacja, edukacja).
Automatyzujesz decyzje lub procesy, które dotykają praw bądź sytuacji życiowej mieszkańców.
Masz przed sobą kontrolę lub audyt i potrzebujesz odpowiedzi popartych rzetelnymi dokumentami.
Coś już działa w urzędzie lub jednostce podległej, ale nie masz pewności, czy jest w pełni zgodne z prawem.
Klasyfikacja ryzyka systemu AI
Weryfikujemy, czy planowane lub działające rozwiązanie podlega pod wymogi systemów wysokiego ryzyka w rozumieniu Załącznika III do AI Act.
Ocena skutków dla praw podstawowych (FRIA, art. 27)
Obowiązkowy dokument dla podmiotów publicznych wdrażających systemy wysokiego ryzyka, powiązany z oceną skutków dla ochrony danych (DPIA). Po AI Omnibus obowiązek dla systemów z załącznika III stosuje się od 2 grudnia 2027 r. — to czas, żeby zrobić ocenę porządnie, pod Twój konkretny przypadek, nie z szablonu.
Wdrożenie zgodne z wymogami i warsztaty zamknięte
Projektujemy nadzór człowieka (human-in-the-loop), dokumentację, rejestrację i procedury oraz prowadzimy dedykowane szkolenia zamknięte (stacjonarnie lub online).
Audyt i sytuacje kryzysowe
Gdy narzędzie już działa, trwa kontrola albo pojawiła się presja radnych lub mediów: oceniamy stan faktyczny, wskazujemy luki i pomagamy je bezpiecznie zamknąć.
Stawka jest realna — ale nie taka, jak się nią straszy
Dla operatorów: do 15 mln euro lub 3% obrotu. Dla urzędu: decyduje polska ustawa.
AI Act przewiduje dla operatorów kary administracyjne do 15 mln euro lub 3% obrotu; maksymalne 35 mln euro dotyczy wyłącznie praktyk zakazanych, z którymi urząd zwykle nie ma nic wspólnego. O tym, czy i w jakiej wysokości kary mogą być nakładane na organy publiczne, decyduje państwo członkowskie (art. 99 ust. 8 AI Act) — w Polsce ustawa o systemach sztucznej inteligencji, której przepisy o karach obowiązują od 28 października 2026 r. Realne ryzyko urzędu to nie kwoty z nagłówków, lecz naruszenie RODO przy użyciu publicznych narzędzi AI, brak udokumentowanych działań z art. 4 i — od grudnia 2027 r. — obowiązki przy systemach wysokiego ryzyka, w tym FRIA. Ważny jest porządek, dokumentacja i spokój — bez paniki i bez przepłacania.
Cennik dopasowany do realiów budżetowych JST
Zaczynasz od szkolenia lub gotowego produktu dla urzędu, a po rozszerzenie na jednostki podległe lub wsparcie indywidualne sięgasz wtedy, gdy faktycznie go potrzebujesz.
Szkolenie online
- ✓75 min szkolenia na żywo online
- ✓Imienne zaświadczenia o ukończeniu szkolenia
- ✓Raport obecności do akt kontroli
- ★Pełna kwota odliczana od Teczki zamówionej w 14 dni
Teczka Zgodności AI
- ✓Polityka AI i wzór zarządzenia
- ✓Procedury anonimizacji danych
- ✓Rejestr zastosowań AI z oceną ryzyka
- ✓Szkolenie e-learning + zaświadczenia
- ✓Log szkoleń + polityka przejrzystości (art. 50)
- ✓Kwartalne aktualizacje przez rok
Pakiet Gmina+
- ✓Pełna Teczka dla Urzędu macierzystego
- ✓Szkoły, przedszkola i CUW
- ✓OPS / MOPS / GOPS / CUS
- ✓Instytucje kultury i OSiR
- ✓Rekomendacja dla spółek komunalnych
Doradztwo i FRIA
- ✓Klasyfikacja ryzyka systemu AI
- ✓Ocena skutków (FRIA, art. 27)
- ✓Wdrożenie systemu wysokiego ryzyka
- ✓Audyt i wsparcie w kontroli
Płatność wygodna dla urzędu: faktura przelewowa 14 dni (nabywca / odbiorca)
Rozliczamy się na podstawie faktury z terminem płatności (przelew) wystawionej na gminę/powiat (nabywca) oraz urząd/jednostkę (odbiorca). Bez kart płatniczych i bez bramek płatności online.
Jacek Pilch
Prezes Zarządu — Communitia.AI sp. z o.o.
Praktyk zarządzania publicznego: samorząd, administracja regionalna i parlament. Specjalizuję się w projektach, dla których nie ma gotowej procedury — i w tym, żeby urząd przeszedł przez nie bezpiecznie. Znam urząd od środka: hierarchię, odpowiedzialność organu, procedury i politykę.
- Dyrektor Stowarzyszenia Aglomeracja Tarnowska — ZIT dla 18 gmin, portfel 67 mln euro
- Zastępca dyrektora Wydziału Rozwoju Miasta w Urzędzie Miasta Tarnowa, pełnomocnik prezydenta ds. aglomeracji
- Dyrektor Kancelarii Zarządu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego
- Poseł na Sejm RP VI kadencji
- Pełnomocnik ds. Światowych Dni Młodzieży 2016, VeloMałopolski i projektów PPP
Czym się zajmowałem, zanim zająłem się AI w urzędach
ZIT i współpraca 18 gmin
Kierowałem Stowarzyszeniem Aglomeracja Tarnowska, które realizuje Zintegrowane Inwestycje Terytorialne dla 18 gmin — portfel 67 mln euro. Byłem członkiem Komitetu Monitorującego fundusze UE dla Małopolski. Znam pułapki harmonogramów, luk dokumentacyjnych i zbyt późno zadanych pytań.
Urząd, region, parlament
W Urzędzie Miasta Tarnowa jako zastępca dyrektora Wydziału Rozwoju Miasta nadzorowałem politykę zdrowotną i społeczną. W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego kierowałem Kancelarią Zarządu. Byłem posłem na Sejm VI kadencji. Mechanizmy decyzyjne znam z każdego szczebla.
Projekty bez gotowej procedury
Pełnomocnik ds. Światowych Dni Młodzieży 2016, VeloMałopolski i partnerstwa publiczno-prywatnego. Współtworzyłem pierwszy w Polsce budżet obywatelski na poziomie województwa. Przekształcam tereny z potencjałem — od pomiarów po znalezienie inwestora.
Kryzysy i mediacje
Koordynowałem działania w pandemii i w kryzysie uchodźczym. Mediowałem w sporze w Tarnowskim Pogotowiu Ratunkowym — zakończonym porozumieniem i modernizacją (wyróżnienie „Zasłużony dla TPR”). Pracuję jako mediator i facylitator, nie zastępuję sądu ani organów nadzoru.
Zasady współpracy
Zamiast ogólnych rekomendacji — jasne kroki, priorytety i pytania do rozstrzygnięcia.
Mówię, co można zrobić i w jakim horyzoncie — nie to, co klient chciałby usłyszeć.
Doradzam w ramach istniejącego prawa i procedur, nie wokół nich.
W każdym wdrożeniu — AI, projekcie, mediacji — priorytetem jest bezpieczeństwo instytucji i ludzi.
Wyraźna granica między doradztwem a decyzją. Odpowiedzialność zawsze pozostaje po stronie organu.
Szukam rozwiązań możliwych do wdrożenia — nie idealnych, lecz realnych.
Wybierz sposób współpracy
Zamówienia i szkolenia rozliczamy tak, jak wygodnie sektorowi finansów publicznych: faktura przelewowa z 14-dniowym terminem płatności, bez kart i bramek płatności.
Zamówienie Teczki Zgodności AI / Gmina+
Odezwiemy się w ciągu 1 dnia roboczego z potwierdzeniem, fakturą przelewową (14 dni) oraz dostępem do kompletu dokumentacji i szkolenia.